Politique de confidentialité

Lorsque nous traitons des données personnelles de catégorie spéciale, nous nous assurerons également que nous sommes autorisés à le faire en vertu des lois sur la protection des données, par exemple:

• nous avons votre consentement explicite;
• le traitement est dans l’intérêt public ou dans l’intérêt de la santé publique ; ou
• le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits légaux.

Marketing

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour vous envoyer des mises à jour (par courriel, message texte, téléphone ou courrier) concernant nos produits et/ou services, y compris des offres exclusives, des promotions ou de nouveaux produits et/ou services.

Nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles à des fins de marketing (voir ci-dessus ‘Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles’). Cela signifie que nous n’avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des informations marketing. Toutefois, lorsque le consentement est nécessaire, nous vous le demanderons séparément et clairement.

Vous avez le droit de refuser de recevoir des communications marketing à tout moment en:

• en vous retirant à : Cliquez ici
• en utilisant le lien “désinscription” dans les courriels.

Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences marketing si vous nous demandez de vous fournir d’autres produits et/ou services à l’avenir, ou si des changements interviennent dans la loi, la réglementation ou la structure de notre entreprise.

Nous traiterons toujours vos données personnelles avec le plus grand respect et ne les vendrons jamais à d’autres organisations extérieures au groupe BEG à des fins de marketing.

Avec qui nous partageons vos données personnelles

Nous partageons couramment les données personnelles avec:

• des entreprises au sein du groupe BEG;
• des tiers auxquels nous faisons appel pour nous aider à vous fournir nos produits et/ou services, par exemple des prestataires de services de paiement, des entrepôts et des sociétés de livraison;
• autres tiers que nous utilisons pour nous aider à gérer nos activités, par exemple les agences de marketing, les sociétés d’études de marché ou les hébergeurs de sites web;
• des agences de référence de crédit;
• nos assureurs et courtiers;
• Notre banque;
• notre fournisseur d’assistance et de support informatique et d’autres processeurs de données tiers pour la fourniture, la maintenance et la sécurité de nos systèmes informatiques, CRM et téléphoniques ;

• nos conseillers professionnels et consultants;
• nos distributeurs, agents et partenaires commerciaux;

Nous n’autorisons nos prestataires de services et autres tiers à traiter vos données personnelles que si nous sommes convaincus qu’ils prennent des mesures appropriées pour protéger vos données personnelles. Nous imposons également des obligations contractuelles aux prestataires de services pour qu’ils ne puissent utiliser vos données personnelles que conformément aux instructions, ne pas les partager avec d’autres organisations, les conserver en toute sécurité et les conserver et les détruire conformément à nos instructions.

Nous pouvons également avoir besoin de:

• partager des données personnelles avec des auditeurs externes, par exemple en relation avec l’accréditation ISO et l’audit de nos comptes;
• divulguer et échanger des informations avec les agences d’application de la loi, les forces de police et les organismes de réglementation pour se conformer à nos obligations légales et réglementaires;
• partager certaines données personnelles avec d’autres parties, telles que les acheteurs potentiels de tout ou partie de notre entreprise ou lors d’une restructuration – habituellement, les informations seront anonymisées mais cela n’est pas toujours possible, cependant, le destinataire des informations sera lié par des obligations de confidentialité ;

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les personnes avec qui nous partageons nos données et pourquoi, veuillez nous contacter (voir ‘Comment nous contacter‘ ci-dessous).

Liens vers d’autres sites web : Veuillez noter que nos sites web peuvent contenir des liens vers d’autres sites web qui ne font pas partie de la BEG et que, par conséquent, la BEG ne sera pas responsable des données qui sont ensuite soumises à d’autres organisations. Si vous cliquez sur un lien sur notre site web qui vous amène à un autre site, vos données seront alors soumises à la politique de confidentialité de ce site.

Entrez ou visitez nos bureaux au Royaume-Uni

Nous utilisons une application d’identification numérique, fournie par un fournisseur tiers, dans nos trois locaux de bureaux au Royaume-Uni (“Sites”). L’application capturera les données personnelles des visiteurs des Sites (“Utilisateurs”).

Les utilisateurs soumettent leurs données manuellement via les dispositifs d’identification fournis à l’entrée des Sites ou peuvent choisir de télécharger la “Signin App” sur leurs appareils mobiles pour permettre une identification et une déconnexion automatiques.

Les données personnelles capturées par l’application de signature numérique peuvent inclure le nom, la profession, les coordonnées de l’employeur et l’adresse e-mail d’un Utilisateur, ainsi que la date et l’heure auxquelles un Utilisateur s’est connecté et déconnecté des Sites.

Nous estimons que la collecte et le traitement de ces données personnelles sont nécessaires :

1. 1. pour nous conformer à nos obligations légales en matière de santé et de sécurité à l’égard des Utilisateurs lorsqu’ils sont présents sur les Sites;
   2. pour les intérêts légitimes que nous poursuivons, notamment:

• la sécurité et le contrôle d’accès en relation avec les sites, conformément à notre système de gestion de la sécurité de l’information ;
• pour aider les procédures judiciaires qui peuvent résulter de l’accès aux Sites, y compris les procédures en matière de santé et de sécurité, les procédures civiles et les procédures devant les tribunaux du travail.

Les données recueillies par l’application d’identification numérique sont stockées au Royaume-Uni et conservées pendant 6 mois.

Où sont conservées vos données personnelles

Les données personnelles peuvent être conservées dans nos bureaux et ceux des sociétés de notre groupe, des agences tierces, des prestataires de services, des représentants et des agents, comme décrit ci-dessus (voir ci-dessus : ‘Avec qui nous partageons vos données personnelles‘).

Certains de ces tiers peuvent être basés en dehors du Royaume-Uni/de l’EEE. Pour plus d’informations, notamment sur la manière dont nous protégeons vos données personnelles lorsque cela se produit, voir ci-dessous : ‘Transfert de vos données personnelles hors du Royaume-Uni et de l’EEE‘.

Combien de temps vos données personnelles seront-elles conservées

Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire.

Nous attribuons une période de conservation à toutes les données personnelles que nous collectons et traitons en fonction des besoins commerciaux ou des exigences légales/réglementaires, conformément à notre politique de conservation des documents. Différentes périodes de conservation s’appliquent à différents types de données personnelles.

Quand il n’est plus nécessaire de conserver vos données personnelles, nous les supprimons ou les rendons anonymes.

Transfert de vos données personnelles hors du Royaume-Uni et de l’EEE

Il est parfois nécessaire que nous partagions vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE, par exemple:

• avec nos bureaux ou d’autres sociétés de notre groupe situées en dehors du Royaume-Uni/de l’EEE;
• avec vos et nos prestataires de services situés en dehors du Royaume-Uni/de l’EEE;
• si vous êtes basé en dehors du Royaume-Uni/EEE;

En vertu de la loi sur la protection des données, nous ne pouvons transférer vos données à caractère personnel vers un pays ou une organisation internationale située en dehors du Royaume-Uni/de l’EEE que lorsque :

• le gouvernement britannique ou, lorsque le GDPR de l’UE s’applique, la Commission européenne a décidé que le pays ou l’organisation internationale en question assure un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel (connu sous le nom de “décision d’adéquation”) ;
• il y a des garanties appropriées en place, ainsi que des droits exécutoires et des recours juridiques efficaces pour les personnes concernées ; ou
• une exception spécifique s’applique en vertu de la loi sur la protection des données

Ceux-ci sont expliqués ci-dessous.

Décision d’adéquation

Nous pouvons transférer vos données personnelles vers certains pays, sur la base d’une décision d’adéquation. Il s’agit notamment de :

• tous les pays de l’Union européenne, plus l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège (collectivement appelés “EEE”);
• Gibraltar ; et
• Andorre, Argentine, Canada, îles Féroé, Guernesey, Israël, île de Man, Japon, Jersey, Nouvelle-Zélande, Suisse et Uruguay.

La liste des pays qui bénéficient de décisions d’adéquation changera de temps à autre. Nous chercherons toujours à nous appuyer sur une décision d’adéquation, quand elle existe.

Les autres pays ou organisations internationales vers lesquels nous sommes susceptibles de transférer des données personnelles ne bénéficient pas d’une décision d’adéquation. Cela ne signifie pas nécessairement qu’ils offrent une mauvaise protection des données à caractère personnel, mais nous devons examiner d’autres motifs pour transférer les données à caractère personnel, comme s’assurer que des garanties appropriées sont en place ou s’appuyer sur une exception, comme expliqué ci-dessous.

Transferts avec des garanties appropriées

En l’absence de décision d’adéquation, nous pouvons transférer vos données personnelles vers un autre pays ou une organisation internationale si nous sommes convaincus que le transfert est conforme à la législation sur la protection des données, que des garanties appropriées sont en place et que des droits exécutoires et des recours juridiques efficaces sont disponibles pour les personnes concernées.

Les garanties comprendront généralement l’utilisation de clauses contractuelles types de protection des données approuvées par la loi.

Transferts dans le cadre d’une exception

En l’absence d’une décision d’adéquation ou de garanties appropriées, nous pouvons transférer des données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale lorsqu’une exception s’applique en vertu de la législation pertinente en matière de protection des données, par exemple:

• vous avez explicitement consenti au transfert proposé après avoir été informé des risques éventuels;
• le transfert est nécessaire pour l’exécution d’un contrat entre nous ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande;
• le transfert est nécessaire pour un contrat dans vos intérêts, entre nous et une autre personne ; ou
• le transfert est nécessaire pour établir, exercer ou défendre des revendications légales

Nous pouvons également transférer des informations aux fins de nos intérêts légitimes impérieux, pour autant que ces intérêts ne l’emportent pas sur vos intérêts, droits et libertés. Des conditions spécifiques s’appliquent à ces transferts et nous fournirons des informations pertinentes si et quand nous cherchons à transférer vos données personnelles pour ce motif.

Plus d’informations

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur les données transférées en dehors du Royaume-Uni/de l’EEE, veuillez nous contacter OU contacter notre délégué à la protection des données (voir ‘Comment nous contacter‘ ci-dessous).

Comment protégeons-nous vos données personnelles?

Nous disposons de mesures de sécurité appropriées pour éviter que les données personnelles ne soient accidentellement perdues, ou utilisées ou consultées de manière illicite. Nous limitons l’accès à vos données personnelles aux personnes qui ont un véritable besoin professionnel d’y accéder. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité. Nous testons continuellement nos systèmes et nous sommes certifiés ISO 27001, ce qui signifie que nous suivons les meilleures normes du secteur en matière de sécurité de l’information.

Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute suspicion de violation de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une violation présumée de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Notre trafic de courrier électronique est crypté et nos mesures de cybersécurité comprennent la surveillance de nos systèmes et la correction ou la suppression des virus et des logiciels malveillants. Nos ordinateurs portables et nos postes de travail sont chiffrés.

Toutes les zones de notre système CRM sont protégées par un mot de passe et l’accès des tiers est strictement contrôlé et limité aux zones pertinentes du système. Pour empêcher tout accès non autorisé aux détails de votre compte, nous pouvons vous demander de fournir des formes d’identité supplémentaires.

Tout notre personnel reçoit régulièrement une formation à la protection des données.

Tous les documents papier sont stockés en toute sécurité.

Quels sont vos droits?

Vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer gratuitement :