Privacybeleid

Wanneer wij persoonsgegevens van een speciale categorie verwerken, zullen wij er ook voor zorgen dat wij dit mogen doen op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming, bijv:

• we hebben uw uitdrukkelijke toestemming;
• de verwerking is in het algemeen belang of in het belang van de volksgezondheid; of
• de verwerking is noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke claims.

Marketing

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u updates te sturen (per e-mail, sms, telefoon of post) over onze producten en/of diensten, inclusief exclusieve aanbiedingen, promoties of nieuwe producten en/of diensten.

Wij hebben een legitiem belang bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden (zie hierboven ‘Hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken’). Dit betekent dat wij gewoonlijk uw toestemming niet nodig hebben om u marketinginformatie te sturen. Wanneer toestemming echter wel nodig is, zullen wij u hier apart en duidelijk om vragen.

U hebt het recht om u op elk moment af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie door:

• uit te schrijven bij: Klik hier
• de link ‘afmelden’ in e-mails te gebruiken.

Wij kunnen u vragen om uw marketingvoorkeuren te bevestigen of bij te werken als u ons vraagt om in de toekomst meer producten en/of diensten te leveren, of als er wijzigingen zijn in de wet- of regelgeving of in de structuur van ons bedrijf.

Wij zullen uw persoonlijke gegevens altijd met het grootste respect behandelen en nooit voor marketingdoeleinden verkopen aan andere organisaties buiten de BEG-groep.

Wie we uw persoonlijke gegevens delen

Wij delen routinematig persoonsgegevens met:

• bedrijven binnen de BEG-groep;
• derde partijen die wij gebruiken om onze producten en/of diensten aan u te leveren, zoals betalingsdienstaanbieders, magazijnen en bezorgbedrijven;
• andere derde partijen die wij gebruiken om ons bedrijf te runnen, bijvoorbeeld marketingbureaus, marktonderzoekbureaus of website hosts;
• kredietinformatiebureaus;
• onze verzekeraars en makelaars;
• onze bank;
• onze IT-helpdesk en ondersteuningsleverancier en andere externe gegevensverwerkers voor de levering, het onderhoud en de beveiliging van onze IT-, CRM- en telefoonsystemen;
• onze professionele adviseurs en consultants;
• onze distributeurs, agenten en zakenpartners;

Wij staan onze dienstverleners en andere derden alleen toe om met uw persoonsgegevens om te gaan als wij ervan overtuigd zijn dat zij passende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen dienstverleners ook contractuele verplichtingen op om ervoor te zorgen dat zij uw persoonlijke gegevens alleen volgens de instructies kunnen gebruiken, niet met andere organisaties kunnen delen, deze veilig bewaren en volgens onze instructies bewaren en vernietigen.

Het kan ook nodig zijn dat wij:

• persoonlijke gegevens delen met externe controleurs, bijvoorbeeld in verband met ISO-accreditatie en de controle van onze rekeningen;
• informatie bekendmaken en uitwisselen met wetshandhavingsinstanties, politie en regelgevende instanties om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen;
• het delen van bepaalde persoonsgegevens met andere partijen, zoals potentiële kopers van (een deel van) ons bedrijf of tijdens een herstructurering – gewoonlijk zal de informatie worden geanonimiseerd, maar dit is niet altijd mogelijk, maar de ontvanger van de informatie zal gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen.

Wilt u meer informatie over met wie wij onze gegevens delen en waarom, neem dan contact met ons op (zie ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen‘ hieronder).

Links naar andere websites: Let op, onze websites kunnen links bevatten naar andere websites die geen onderdeel zijn van BEG en BEG is dus niet verantwoordelijk voor gegevens die vervolgens aan andere organisaties worden verstrekt. Als u op een link op onze website klikt die u naar een andere site brengt, dan vallen uw gegevens onder het privacybeleid van die site.

Binnengaan in of bezoeken van onze kantoorgebouwen in het VK

Wij gebruiken een digitale aanmeldingsapplicatie, geleverd door een externe leverancier, in onze drie kantoorpanden in het Verenigd Koninkrijk (“Sites”). De applicatie legt persoonsgegevens vast van bezoekers aan de Sites (“Gebruikers”).

Gebruikers kunnen hun gegevens handmatig invoeren via de aanmeldingsapparaten die bij de ingangen van de Sites zijn geplaatst of kunnen ervoor kiezen de “Signin App” op hun mobiele apparaten te downloaden om automatisch aan- en afmelden mogelijk te maken.

De persoonsgegevens die door de digitale aanmeldingsapplicatie worden vastgelegd, kunnen onder meer bestaan uit de naam, het beroep, de werkgeversgegevens en het e-mailadres van een gebruiker, alsmede de datum en het tijdstip waarop een gebruiker zich op de Sites heeft aan- en afgemeld.

Wij zijn van mening dat het verzamelen en verwerken van deze persoonsgegevens noodzakelijk is:

1. om te voldoen aan onze wettelijke gezondheids- en veiligheidsverplichtingen ten aanzien van gebruikers terwijl zij op de Sites aanwezig zijn;
2. voor legitieme belangen die door ons worden nagestreefd, met inbegrip van:

• beveiliging en toegangscontrole met betrekking tot de Sites in overeenstemming met ons beheersysteem voor informatiebeveiliging;
• bijstand bij juridische procedures die kunnen voortvloeien uit de toegang tot de Sites, waaronder procedures op het gebied van gezondheid en veiligheid, civiele procedures en procedures voor arbeidsrechtbanken.

Gegevens die worden verzameld door de digitale aanmeldingsapplicatie worden opgeslagen in het Verenigd Koninkrijk en worden 6 maanden bewaard.

Waar uw persoonlijke gegevens worden bewaard

Persoonsgegevens kunnen worden bewaard in onze kantoren en die van onze groepsmaatschappijen, externe bureaus, dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten zoals hierboven beschreven (zie hierboven: ‘Wie we uw persoonsgegevens delen met‘).

Sommige van deze derde partijen kunnen gevestigd zijn buiten het VK/EER. Voor meer informatie, onder meer over hoe wij uw persoonsgegevens beschermen wanneer dit gebeurt, zie hieronder: Overdracht van uw persoonsgegevens buiten het VK en de EER‘.

Hoe lang uw persoonlijke gegevens worden bewaard

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Wij kennen een bewaartermijn toe aan alle persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken op basis van zakelijke noodzaak of wettelijke/reglementaire vereiste in overeenstemming met ons documentbewaringsbeleid. Voor verschillende soorten persoonsgegevens gelden verschillende bewaartermijnen.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is om uw persoonsgegevens te bewaren, zullen wij deze verwijderen of anonimiseren.

Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten het VK en de EER

Het is soms noodzakelijk voor ons om uw persoonlijke gegevens te delen buiten het VK/EER, bijv.:

• met onze kantoren of andere bedrijven binnen onze groep die buiten het VK/EER zijn gevestigd;
• met uw en onze dienstverleners die buiten het VK/EER zijn gevestigd;
• als u buiten het VK/EER gevestigd bent;

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming kunnen wij uw persoonsgegevens alleen doorgeven aan een land of internationale organisatie buiten het VK/EER waar:

• de regering van het VK of, wanneer de EU GDPR van toepassing is, de Europese Commissie heeft besloten dat het land of de internationale organisatie een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens waarborgt (bekend als een “besluit betreffende het passend karakter”);
• er passende waarborgen zijn, samen met afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor betrokkenen; of
• er een specifieke uitzondering geldt krachtens de gegevensbeschermingswetgeving

Deze worden hieronder toegelicht.

Beslissing over gepastheid

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan bepaalde landen, op basis van een adequaatheidsbesluit. Deze omvatten:

• alle landen van de Europese Unie, plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen (gezamenlijk bekend als de “EER”);
• Gibraltar; en
• Andorra, Argentinië, Canada, Faeröer, Guernsey, Israël, Isle of Man, Japan, Jersey, Nieuw-Zeeland, Zwitserland en Uruguay.

De lijst van landen die in aanmerking komen voor adequaatheidsbesluiten zal van tijd tot tijd veranderen. Wij zullen altijd trachten te vertrouwen op een adequaatheidsbesluit, indien dat bestaat.

Andere landen of internationale organisaties waaraan wij waarschijnlijk persoonsgegevens zullen doorgeven, komen niet in aanmerking voor een adequaatheidsbesluit. Dit betekent niet noodzakelijk dat zij persoonsgegevens slecht beschermen, maar wij moeten alternatieve gronden voor de doorgifte van de persoonsgegevens onderzoeken, zoals passende waarborgen of een beroep op een uitzondering, zoals hieronder wordt uitgelegd.

Doorgifte met passende waarborgen

Wanneer er geen besluit is genomen over de gepastheid, mogen wij uw persoonsgegevens doorgeven naar een ander land of een internationale organisatie als wij ervan overtuigd zijn dat de doorgifte voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming, er passende waarborgen zijn, en er afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen beschikbaar zijn voor de betrokkenen.

De waarborgen omvatten gewoonlijk het gebruik van wettelijk goedgekeurde standaardcontractbepalingen inzake gegevensbescherming.

Overdrachten onder een uitzondering

In afwezigheid van een besluit waarbij een beschermingsniveau passend wordt verklaard of passende waarborgen, kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan een derde land of een internationale organisatie wanneer krachtens de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving een uitzondering geldt, bijvoorbeeld:

• u hebt uitdrukkelijk ingestemd met de voorgestelde doorgifte na te zijn geïnformeerd over de mogelijke risico’s;
• de doorgifte is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen ons of om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen;
• de doorgifte is noodzakelijk voor een contract in uw belang, tussen ons en een andere persoon; of
• de doorgifte noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen

Wij kunnen ook informatie doorgeven met het oog op onze dwingende legitieme belangen, zolang deze belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Voor dergelijke doorgiften gelden specifieke voorwaarden en wij zullen relevante informatie verstrekken indien en wanneer wij uw persoonsgegevens op deze grond willen doorgeven.

Verdere informatie

Wilt u meer informatie over gegevens die buiten het VK/EER worden doorgegeven, neem dan contact met ons op OF met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie ‘Hoe neemt u contact met ons op‘ hieronder).

Hoe beschermen wij uw persoonlijke gegevens?

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, of onrechtmatig worden gebruikt of geopend. Wij beperken de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot diegenen die een reële zakelijke reden hebben om toegang te hebben tot deze gegevens. Degenen die uw informatie verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht. Wij testen onze systemen voortdurend en zijn ISO 27001-gecertificeerd, wat betekent dat wij de hoogste industrienormen voor informatiebeveiliging volgen.

Wij hebben ook procedures om in te grijpen bij een vermoeden van inbreuk op de gegevensbeveiliging. Wij zullen u en alle toepasselijke regelgevende instanties op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Ons e-mailverkeer is versleuteld en onze cyberbeveiligingsmaatregelen omvatten het monitoren van onze systemen en het patchen of verwijderen van virussen en kwaadaardige software. Onze laptops en werkstations zijn gecodeerd.

Alle onderdelen van ons CRM-systeem zijn beveiligd met een wachtwoord en de toegang van derden wordt strikt gecontroleerd en beperkt tot de relevante onderdelen van het systeem. Om ongeoorloofde toegang tot uw accountgegevens te voorkomen, kunnen wij u vragen om aanvullende vormen van identiteit te verstrekken.

Al ons personeel krijgt regelmatig training in gegevensbescherming.

Alle papieren documenten worden veilig opgeslagen.

Welke rechten heeft u?

U hebt de volgende rechten, die u gratis kunt uitoefenen: